Categoria: Dicas Eventos Corporativos

Dicas para os Melhores Eventos Corporativos você encontra aqui, siga nossas novidades no ramo corporativo.

Como organizar um evento corporativo

Cada vez mais as empresas vem investindo tempo e dinheiro para obter satisfação de seus funcionários, empatia com seus clientes e network com seus parceiros e concorrentes. Ainda não inventaram nada melhor do que os eventos para isso. Seja uma confraternização de fim de ano, premiação de melhor funcionário do mês, comemoração por metas alcançadas, lançamento de novos produtos e serviços ou aniversário da empresa… O que importa é que eventos corporativos são indispensáveis nas instituições.

Porém, no momento de planejar um evento, inúmeras dúvidas aparecem: Qual local é melhor? Qual melhor forma para convidar todos? O que servir? Como calcular a quantidade de comida e bebida? Parece difícil tomar todas essas decisões, mas calma que seguindo este pequeno manual, você com certeza vai garantir sucesso em seu evento.

Evento Corporativo
Evento Corporativo
  • Definir o orçamento

Absolutamente nada pode ser pensado ou planejado sem que você tenha bem definido qual o orçamento do evento. É a partir desta definição que virão todas as outras. Lembrando que eventos corporativos exigem um orçamento maior, pois nada pode ser improvisado como em eventos sociais, por exemplo. A imagem da empresa vai ser mesclada e confundida com a mensagem passada pelo evento. Ou seja, você pode até abrir mão de alguns itens supérfluos, mas não terá mesmo a possibilidade de economizar em itens primordiais como local e buffet.

  • Definir data, horário e local

Este tópico tem uma dinâmica completamente diferente dos eventos sociais. Porque a definição de data, horário e local, vai depender de alguns fatores relevantes à empresa que está realizando o evento. Observe:

  • Escolha uma data em que seus funcionários não estejam sobrecarregados de serviço ou que a comunidade não esteja sobrecarregada com outros eventos.
  • Dias úteis não são bons, pois grande parte das pessoas tem que acordar cedo para trabalhar no outro dia.
  • O local deve ser de fácil acesso para todos. Locais próximos à empresa são excelentes opções, pois todos os convidados estarão mais familiarizados com a região.
  • É extremamente necessário que o local seja climatizado, pois convidados incomodados com frio ou calor excessivo, não participarão ativamente do evento. Além disso, todos os detalhes estão intrinsecamente ligados à imagem da empresa.
  • Faça um levantamento

Você provavelmente vai contratar um buffet, mas ainda assim, precisa fazer seus próprios levantamentos. Isso realmente é importante. E para tanto, a estimativa usual é esta:

  • Comida:
    • Coqueteis sem prato quente pedem de 12 a 15 salgados por pessoa;
    • Coqueteis com prato quente pedem de 5 a 8 salgados por pessoa;
    • Massas servidas como acompanhamento pedem 150 gramas por pessoa. Quando servidas como prato principal pedem 200 gramas por pessoa.
    • Buffet de Churrasco pedem cerca de 300 gramas de carne por pessoa, mais os acompanhamentos.
  • Bebida:
    • Vinho: ½ garrafa por pessoa;
    • Whisky: 1 litro para cada 10 pessoas;
    • Cerveja: 3 garrafas por pessoa;
    • Refrigerante: 400 ml por pessoa;
    • Água: 200 ml por pessoa.
  • Decoração e Cerimonial

Em eventos corporativos, é indispensável contratar uma empresa para cuidar de toda decoração do local, incluindo as limpezas pré e pós evento. Não é como nos eventos sociais que você pode pedir ajuda para alguém para cuidarem desse item. Porque, mais uma vez eu lembro: o evento deve passar uma imagem excelente da empresa. Já a questão do cerimonial, contrate mestres de cerimônia ou assessores especializados para isso. 

  • Convites

Para cada evento corporativo, existe uma forma ideal de convidar os participantes. Eventos mais formais exigem convites formais. Eventos descontraídos pedem convites descontraídos. Alguns ainda podem ser feitos via email. Não se esqueça de solicitar confirmação de presença, pois essa confirmação vai te ajudar em muito na mensuração exata. Você pode conferir, Empresas Inteligentes Apostam em Eventos ou O Que é Evento corparativo?

 

Eventos Corporativos

Quem nunca se viu perdido sem saber a diferença exata de um simpósio para um congresso? E a palestra que a gente nunca sabe se é uma conferência… Bora matar de uma vez por todas esses fantasmas dos eventos corporativos? Abaixo, de uma forma bem didática, os eventos e suas particularidades:

  • Brainstorming

Esta palavra traduzida para o português significa “debate”. Porque, quando separamos ela ao meio, “brain” é cérebro e “storming” é tempestuosidade. O que acontece com cérebros tempestuosos? Eles debatem. E este evento é exatamente isso: o estímulo ao pensamento livre com foco em solucionar problemas.

Eventos Corporativos
Eventos Corporativos
  • Conferência

Grande parte das pessoas confundem conferência com palestra. A diferença é bem simples: conferências são mais formais, palestras podem ser mais descontraídas. Nas conferências, sempre haverá uma autoridade em algum tema, discursando para um grande número de pessoas e um presidente de mesa para conduzir a apresentação. Conferências são marcadas também pela presença de um certo protocolo onde, por exemplo, perguntas só são permitidas por escrito e identificadas.

  • Congresso

Esse é fácil de lembrar. É aquele evento grande, cheio de atividades diferentes e que, normalmente, demanda mais que um dia. Os congressos têm como objetivo debater ou apresentar um ou vários temas para um segmento específico. Num congresso, os organizadores lançam mão de vários eventos diferentes, como mesa redonda, palestras, work shop, conferências etc..

  • Convenção

É uma reunião mais elaborada, com profissionais de uma mesma empresa ou ainda, com profissionais do mesmo ramo entre empresas diferentes. Muito usada para lançamento de produtos/serviços, comemorações e/ou vendas.

  • Debate

Dois ou mais oradores, cada um deles defendendo sua tese em relação à algum assunto. Nos debates existe a presença do público que interage fazendo perguntas, aplaudindo e protestando, quando o protocolo permite. Os debates são muito usados em campanhas políticas.

  • Fórum

É um grande debate que envolve todos os presentes. Conta sempre com a presença de um mediador, que apresenta o tema e vai coordenando a interação livre dos participantes.

  • Mesa Redonda

É uma reunião, geralmente, numa mesa redonda mesmo, com a presença de alguns especialistas em determinadas áreas. O interesse principal é discutir algum ou alguns temas, diante da abordagem de cada um dos envolvidos.

  • Painel

Muito parecido com a mesa redonda. Basicamente existe um semi círculo formado ao centro com integrantes de um mesmo grupo defendendo a mesma ideia para um grupo maior de pessoas. Geralmente as discussões são polêmicas e questionadoras.

  • Palestra

Um dos eventos mais comuns, as palestras contam com a presença de um palestrante, que aborda um assunto e discursa sobre ele. Há a abertura para perguntas e até mesmo alguns debates. Numa palestra geralmente a plateia conta com um número grande de pessoas e não existe muita formalidade.

  • Simpósio

O simpósio e a conferência são muito confundidos, porque o protocolo de ambos exige tom formal, um coordenador e perguntas escritas e identificadas. Porém, a diferença principal entre elas é que na conferência o normal é que se tenha apenas um conferencista. O simpósio conta com a presença de alguns especialistas renomados e as apresentações são de caráter científico.

  • Seminário

Atividades sequenciais, coordenadas por instrutores capacitados para levar os participantes a desenvolver conhecimento, aprendizagem e capacidades em algum campo específico. Não existe a necessidade de chegar a conclusões no que diz respeito aos debates que vão aparecendo no decorrer das atividades. Veja Empresas Inteligentes Apostam em Eventos.

Empresas Inteligentes Apostam em Eventos

Não sei dizer como é em outros países, mas aqui no Brasil, meu amigo, a gente adora um evento. Nem futebol nem carnaval, paixão nacional mesmo é festa. Do churrasquinho na laje ao jantar de gala da empresa. Todo brasileiro ama confraternizar enquanto come e comer enquanto confraterniza. E as empresas antenadas já perceberam isso há anos. Perceberam, inclusive, que investir em eventos para os funcionários não é perda de dinheiro. Muito pelo contrário…

Vamos aos dados. Segundo a revista Gestão e Negócios, “Tudo isso tem um resultado claro: a empresa colhe funcionários motivados e comprometidos”. A mesma revista relata ainda que em alguns casos, há um aumento de até 10% nas vendas quando a empresa investe em eventos para os colaboradores. Micheli Gargalhone, assessora de direção de uma empresa, ao ser entrevistada pela revista Gestão e Negócios, justifica esse investimento: “(…) Sem contar que, quando as pessoas se juntam, trocam ideias, surgem novos pensamentos e a lâmpada ascende”.

E você, micro e pequeno empresário, não pense que este é um privilégio apenas para as empresas de grande porte. Claudia Cardillo, gerente de novos negócios da Stap Comunicação, explica que: “Os micro e pequenos negócios também podem entrar nessa onda e promover eventos de incentivo e motivacionais tanto para o público interno, quanto para o externo”. Pois, mais importante do que o dinheiro a ser investido, é a criatividade com a qual esta atividade deve ser encarada.

Para você que ficou interessado em surfar nessa onda, o melhor caminho para começar é este:

  • A primeira ação a ser tomada é destinar uma verba anual para esta finalidade. Lembre-se: não encare esta verba como um passivo, encare como um investimento que lhe trará grandes recompensas.
  • Com a verba já definida, é hora de calcular o valor médio de cada evento. Para isso as informações mais importantes são: número de funcionários e o tipo de evento que você quer realizar.
  • Agora, é hora de determinar quantos eventos você deseja realizar durante o ano e delegar a algum funcionário a responsabilidade de organizar estes eventos. Observe neste momento quem da sua equipe possui habilidades para isso e esteja sempre a par de todas as decisões tomadas.

E a parte da criatividade, onde entra? E se minha verba for pequena, como vou conseguir realizar eventos para meus funcionários? Acima, nós apontamos o caminho do ponto de vista gerencial para implantar estas atividades em sua empresa, certo? Agora, abaixo, listaremos algumas ideias e casos de sucesso para você se inspirar:

eventos_corporativos
Eventos Corporativos
  • Vá criando nos funcionários um clima de festa com antecedência, promovendo o engajamento de todos, porque assim a animação pré-evento vai tomar conta do ambiente de trabalho.
  • É lógico que todos gostam de festas espetaculares, porém, não se iluda. Toda festa é boa e bem vinda. Então vale á pena separar um espaço dentro da própria empresa e presentear os funcionários com metade do expediente num churrasco simples, porém divertido. Para isso, basta contratar um serviço de churrasco, que vale o investimento e te poupa de todo o trabalho.
  • Além dos motivos comuns para comemoração como bater metas, aniversário da empresa, fechamento de contratos e fim de ano; existem também outras comemorações que as empresas costumam deixar passar. Que tal comemorar de formas diferentes os aniversariantes do mês? E um café especial para confraternizar a páscoa? Já pensou em receber seus colaboradores com uma mesa cheia de quitutes de festas juninas? Além de esquentar o frio do inverno, você dá um gás a mais na sua equipe.
  • Existem empresas especializadas em buffet para empresas. A parte boa é que, além de você não ter que se preocupar com a preparação nem a limpeza pós-evento, ainda existe a possibilidade de fechar um pacote e obter desconto por fidelização.

Enfim, motivos para comemorar não faltam e de qualquer forma que você escolher, tenha certeza de que será bem vinda. O mais importante é o ambiente harmônico entre os colegas de trabalho. E nada melhor do que esses pequenos eventos para que as amizades se firmem.