Como organizar um evento corporativo

Como organizar um evento corporativo

Cada vez mais as empresas vem investindo tempo e dinheiro para obter satisfação de seus funcionários, empatia com seus clientes e network com seus parceiros e concorrentes. Ainda não inventaram nada melhor do que os eventos para isso. Seja uma confraternização de fim de ano, premiação de melhor funcionário do mês, comemoração por metas alcançadas, lançamento de novos produtos e serviços ou aniversário da empresa… O que importa é que eventos corporativos são indispensáveis nas instituições.

Porém, no momento de planejar um evento, inúmeras dúvidas aparecem: Qual local é melhor? Qual melhor forma para convidar todos? O que servir? Como calcular a quantidade de comida e bebida? Parece difícil tomar todas essas decisões, mas calma que seguindo este pequeno manual, você com certeza vai garantir sucesso em seu evento.

Evento Corporativo
Evento Corporativo
  • Definir o orçamento

Absolutamente nada pode ser pensado ou planejado sem que você tenha bem definido qual o orçamento do evento. É a partir desta definição que virão todas as outras. Lembrando que eventos corporativos exigem um orçamento maior, pois nada pode ser improvisado como em eventos sociais, por exemplo. A imagem da empresa vai ser mesclada e confundida com a mensagem passada pelo evento. Ou seja, você pode até abrir mão de alguns itens supérfluos, mas não terá mesmo a possibilidade de economizar em itens primordiais como local e buffet.

  • Definir data, horário e local

Este tópico tem uma dinâmica completamente diferente dos eventos sociais. Porque a definição de data, horário e local, vai depender de alguns fatores relevantes à empresa que está realizando o evento. Observe:

  • Escolha uma data em que seus funcionários não estejam sobrecarregados de serviço ou que a comunidade não esteja sobrecarregada com outros eventos.
  • Dias úteis não são bons, pois grande parte das pessoas tem que acordar cedo para trabalhar no outro dia.
  • O local deve ser de fácil acesso para todos. Locais próximos à empresa são excelentes opções, pois todos os convidados estarão mais familiarizados com a região.
  • É extremamente necessário que o local seja climatizado, pois convidados incomodados com frio ou calor excessivo, não participarão ativamente do evento. Além disso, todos os detalhes estão intrinsecamente ligados à imagem da empresa.
  • Faça um levantamento

Você provavelmente vai contratar um buffet, mas ainda assim, precisa fazer seus próprios levantamentos. Isso realmente é importante. E para tanto, a estimativa usual é esta:

  • Comida:
    • Coqueteis sem prato quente pedem de 12 a 15 salgados por pessoa;
    • Coqueteis com prato quente pedem de 5 a 8 salgados por pessoa;
    • Massas servidas como acompanhamento pedem 150 gramas por pessoa. Quando servidas como prato principal pedem 200 gramas por pessoa.
    • Buffet de Churrasco pedem cerca de 300 gramas de carne por pessoa, mais os acompanhamentos.
  • Bebida:
    • Vinho: ½ garrafa por pessoa;
    • Whisky: 1 litro para cada 10 pessoas;
    • Cerveja: 3 garrafas por pessoa;
    • Refrigerante: 400 ml por pessoa;
    • Água: 200 ml por pessoa.
  • Decoração e Cerimonial

Em eventos corporativos, é indispensável contratar uma empresa para cuidar de toda decoração do local, incluindo as limpezas pré e pós evento. Não é como nos eventos sociais que você pode pedir ajuda para alguém para cuidarem desse item. Porque, mais uma vez eu lembro: o evento deve passar uma imagem excelente da empresa. Já a questão do cerimonial, contrate mestres de cerimônia ou assessores especializados para isso. 

  • Convites

Para cada evento corporativo, existe uma forma ideal de convidar os participantes. Eventos mais formais exigem convites formais. Eventos descontraídos pedem convites descontraídos. Alguns ainda podem ser feitos via email. Não se esqueça de solicitar confirmação de presença, pois essa confirmação vai te ajudar em muito na mensuração exata. Você pode conferir, Empresas Inteligentes Apostam em Eventos ou O Que é Evento corparativo?

 

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