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Como saber se meu evento precisa de um Coffee Break?

E cá estamos falando novamente sobre os Coffee Breaks da vida. Muitas vezes observo pessoas que estão em dúvida se precisam ou não de um. Porque um Coffee Break não é um evento específico. Na verdade, como o próprio nome sugere, ele é um pausa para um café. E isso é absurdamente necessário em qualquer evento corporativo, certo?

Muitos empresários, ao oferecer um evento, seja ele uma palestra ou work shop, pensam que podem abrir mão do Coffee Break com o intuito de economizar. Mas os especialistas em Marketing, Publicidade e Gestão Empresarial alertam: “Tentar economizar no Coffee Break é como dar um tiro no pé.”.

Coffee Break
Coffee Break

Leia abaixo as considerações e, ao final, tire suas conclusões sobre a necessidade ou não de oferecer um Coffee Break em seu evento.

  • Brasileiro associa evento à comida

Não apenas o brasileiro, mas vamos nos ater à nossa cultura. Não adianta convidar um brasileiro para qualquer coisa, sem pensar no que vão comer durante essa “coisa”. Não é à toa que existe cardápio até nos motéis. Então, nunca pense em oferecer um evento, sem oferecer junto um Coffee Break, um almoço ou um wisque que seja.

  • Pensar dá fome

Todo evento empresarial tem por trás, alguma proposta intelectual ou que leve os participantes à raciocinar. E pensar dá fome, gente! Porque nosso cérebro usa nossas reservas de energia para seu processo de raciocínio. Assim sendo, não ouse colocar pessoas para pensar durante horas e não repor as energias delas. Além do mais, fome gera nervosismo e mau humor. Você não vai querer pessoas nervosas e mau humoradas no seu evento, né?

  • Oferecer comida é um gesto de amor

Em quase toda civilização, oferecer comida é um gesto de carinho, cuidado, empatia e amor. Em algumas culturas, você sequer pode recusar a comida oferecida. Toda vez que você realiza um evento e proporciona aos participantes um excelente Coffee Break, vocês está dizendo ao inconsciente deles, o quanto são importantes para você e sua empresa.

  • Negócios são feitos enquanto comemos

Grandes, pequenos e médios negócios, parcerias ou estratégias são firmados enquanto comemos. Porque neste momento, nosso cérebro está em estado de satisfação, além de ocupado. Ou seja, pessoas satisfeitas e relaxadas tendem a fazer negócios melhores.

E ai, já se decidiu? Espero que tenha percebido a importância de oferecer um belo Coffee Break em todos os eventos que realizar de agora em diante.

Dicas para organizar um coffee break

A primeira coisa que devemos saber é: O que é um coffee break? Muito utilizados em eventos corporativos, geralmente entre uma palestra e outra ou quando o evento é mais extenso, o coffee break significa “pausa para o café”, ou seja, um intervalo para fazer um lanche rápido, tomar uma água, trocar ideias e repor as energias.

Mas algo que parece ser simples, acaba tirando o sono de muitas pessoas. Pensando nisso, separamos algumas dicas de ouro para você organizar um coffee break com perfeição:

Mesa de Coffee break
Mesa Exemplo
  • O que devo servir em um coffee break?

Penso que seja crucial analisar dois pontos para montar um cardápio: a região onde ocorrerá o evento e a data. Vale, inclusive, consultar os sites de meteorologia, uma semana antes, para ajustar o cardápio a uma possível mudança de clima. Porque é óbvio que o paladar das pessoas está diretamente ligado à cultura de cada região e ao clima. Porém, os mais usuais são:

  • Café,
  • Suco,
  • Chá,
  • Leite,
  • Água,
  • Salgadinhos,
  • Pães,
  • Bolos,
  • Frutas,
  • Torradas,
  • Sanduíches,
  • Presunto, mussarela, queijo minas,
  • Patês, geleias, manteiga, margarina, requeijão,
  • Açúcar, adoçante
  • Como calcular a quantidade de comida e bebida para um coffee break?
Opção Simples coffee break
Opção Simples

Esta é, certamente, a primeira dúvida que todos têm. Mas, apesar de parecer difícil, essa mensuração é muito simples. Caso você vá contratar um buffet para servir o coffee break, basta informa-los qual o tempo estimado de duração do mesmo e o número de participantes, e eles se encarregarão da quantidade certa. Mas, caso você não contrate um buffet, basta fazer um cálculo prevendo que cada pessoa consome, em média:

  • 250 ml de bebidas,
  • 5 salgados,
  • 3 petiscos doces,
  • 1 pedaço de fruta.

Caso haja mais de um coffee break no mesmo evento, lembre-se de multiplicar as quantidades pelo número de intervalos.

A melhor forma de servir um coffee break é montando aparadores (a quantidade de aparadores vai depender do espaço disponível e do número de participantes) forrados com uma toalha grande e com todos os alimentos dispostos por cima. Você pode optar por separar os alimentos sólidos dos líquidos em aparadores diferentes, ou apenas delimitar espaços específicos para cada uma das categorias.