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Como saber se meu evento precisa de um Coffee Break?

E cá estamos falando novamente sobre os Coffee Breaks da vida. Muitas vezes observo pessoas que estão em dúvida se precisam ou não de um. Porque um Coffee Break não é um evento específico. Na verdade, como o próprio nome sugere, ele é um pausa para um café. E isso é absurdamente necessário em qualquer evento corporativo, certo?

Muitos empresários, ao oferecer um evento, seja ele uma palestra ou work shop, pensam que podem abrir mão do Coffee Break com o intuito de economizar. Mas os especialistas em Marketing, Publicidade e Gestão Empresarial alertam: “Tentar economizar no Coffee Break é como dar um tiro no pé.”.

Coffee Break
Coffee Break

Leia abaixo as considerações e, ao final, tire suas conclusões sobre a necessidade ou não de oferecer um Coffee Break em seu evento.

  • Brasileiro associa evento à comida

Não apenas o brasileiro, mas vamos nos ater à nossa cultura. Não adianta convidar um brasileiro para qualquer coisa, sem pensar no que vão comer durante essa “coisa”. Não é à toa que existe cardápio até nos motéis. Então, nunca pense em oferecer um evento, sem oferecer junto um Coffee Break, um almoço ou um wisque que seja.

  • Pensar dá fome

Todo evento empresarial tem por trás, alguma proposta intelectual ou que leve os participantes à raciocinar. E pensar dá fome, gente! Porque nosso cérebro usa nossas reservas de energia para seu processo de raciocínio. Assim sendo, não ouse colocar pessoas para pensar durante horas e não repor as energias delas. Além do mais, fome gera nervosismo e mau humor. Você não vai querer pessoas nervosas e mau humoradas no seu evento, né?

  • Oferecer comida é um gesto de amor

Em quase toda civilização, oferecer comida é um gesto de carinho, cuidado, empatia e amor. Em algumas culturas, você sequer pode recusar a comida oferecida. Toda vez que você realiza um evento e proporciona aos participantes um excelente Coffee Break, vocês está dizendo ao inconsciente deles, o quanto são importantes para você e sua empresa.

  • Negócios são feitos enquanto comemos

Grandes, pequenos e médios negócios, parcerias ou estratégias são firmados enquanto comemos. Porque neste momento, nosso cérebro está em estado de satisfação, além de ocupado. Ou seja, pessoas satisfeitas e relaxadas tendem a fazer negócios melhores.

E ai, já se decidiu? Espero que tenha percebido a importância de oferecer um belo Coffee Break em todos os eventos que realizar de agora em diante.

O Coffee Break e as restrições alimentares.

Há uns anos atrás, pouco se falava em restrições alimentares. Isso bem que facilitava em muito a vida de quem fica responsável em alimentar um número maior de pessoas. Hoje, por questões humanitárias, por questões de saúde e até mesmo por modismo, as restrições alimentares estão em voga. E aí, o que fazer quando precisamos servir um coffee break?

Sabe aquele ditado: “Nem Jesus agradou a todos”? Esquece. Em um coffee break você precisa agradar a todos sim. E esse povo vem criando tantas restrições novas que tá difícil acompanhar, viu gente? Tem os celíacos, os vegetarianos, os veganos etc..

Se você conhece os participantes do evento onde será servido o coffee break, ótimo! Caso você não conheça, vai aí umas dicas:

Coffee Break
Coffee Break
  • Pense nas opções mais óbvias: não sirva nenhuma bebida já adoçada. Deixe que cada um escolha se quer usar adoçantes líquidos, aspartames ou açúcar. Café já misturado com leite também não é uma opção inteligente. O melhor é que cada um faça seu próprio blend, pois uns gostam de mais café do que leite e outros preferem mais leite do que café.
  • Agora pense nas opções intermediárias: vegetarianos não comem nenhum embutido, como salame, presunto e até mesmo mussarela. Então caso você resolva servir sanduíches prontos, dê opções de sanduíches com recheio de vegetais, como antepasto de berinjela, por exemplo. Mas o ideal é deixar os pães e os embutidos para que cada um monte o seu.
  • Por fim, preveja as opções mais difíceis: veganos são pessoas que não comem nada que seja oriundo de sofrimento animal e isso é extremamente complexo, pois até num simples suco de uva existe um corante alimentício que é extraído de um besouro. Existem também os crudivoristas, que só comem alimentos crús. Já outros são celíacos, ou seja, não comem nenhum alimento à base de farinha de trigo. Como dar opções para todas essas pessoas? Muito simples. Uma única salada de frutas resolve o problema de todos eles juntos. Porém, não adicione nada nesta salada. Apenas pique as frutas, junte-as numa tigela e deixe que cada um sirva da forma como achar melhor.

Percebam que não precisa ser complicado, basta você usar a inteligência para garantir que todos comam e saiam satisfeitos do evento. O melhor a se fazer, é contratar uma empresa especializada em coffee break, pois além de lhe poupar tempo e dinheiro, eles já têm todos esses conhecimentos. Porque, coffee break serve justamente para aliviar o extress do momento e promover a confraternização entre as pessoas. A pior coisa que pode acontecer é ter pessoas insatisfeitas com as opções de alimentos e bebidas. Lembre-se sempre que todo evento serve para enviar uma mensagem. Então envie a melhor mensagem que conseguir. Veja Dicas para Organizar um Coffee Break

 

Dicas para organizar um coffee break

A primeira coisa que devemos saber é: O que é um coffee break? Muito utilizados em eventos corporativos, geralmente entre uma palestra e outra ou quando o evento é mais extenso, o coffee break significa “pausa para o café”, ou seja, um intervalo para fazer um lanche rápido, tomar uma água, trocar ideias e repor as energias.

Mas algo que parece ser simples, acaba tirando o sono de muitas pessoas. Pensando nisso, separamos algumas dicas de ouro para você organizar um coffee break com perfeição:

Mesa de Coffee break
Mesa Exemplo
  • O que devo servir em um coffee break?

Penso que seja crucial analisar dois pontos para montar um cardápio: a região onde ocorrerá o evento e a data. Vale, inclusive, consultar os sites de meteorologia, uma semana antes, para ajustar o cardápio a uma possível mudança de clima. Porque é óbvio que o paladar das pessoas está diretamente ligado à cultura de cada região e ao clima. Porém, os mais usuais são:

  • Café,
  • Suco,
  • Chá,
  • Leite,
  • Água,
  • Salgadinhos,
  • Pães,
  • Bolos,
  • Frutas,
  • Torradas,
  • Sanduíches,
  • Presunto, mussarela, queijo minas,
  • Patês, geleias, manteiga, margarina, requeijão,
  • Açúcar, adoçante
  • Como calcular a quantidade de comida e bebida para um coffee break?
Opção Simples coffee break
Opção Simples

Esta é, certamente, a primeira dúvida que todos têm. Mas, apesar de parecer difícil, essa mensuração é muito simples. Caso você vá contratar um buffet para servir o coffee break, basta informa-los qual o tempo estimado de duração do mesmo e o número de participantes, e eles se encarregarão da quantidade certa. Mas, caso você não contrate um buffet, basta fazer um cálculo prevendo que cada pessoa consome, em média:

  • 250 ml de bebidas,
  • 5 salgados,
  • 3 petiscos doces,
  • 1 pedaço de fruta.

Caso haja mais de um coffee break no mesmo evento, lembre-se de multiplicar as quantidades pelo número de intervalos.

A melhor forma de servir um coffee break é montando aparadores (a quantidade de aparadores vai depender do espaço disponível e do número de participantes) forrados com uma toalha grande e com todos os alimentos dispostos por cima. Você pode optar por separar os alimentos sólidos dos líquidos em aparadores diferentes, ou apenas delimitar espaços específicos para cada uma das categorias.