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Os 6 erros mais cometidos em Eventos Corporativos

Todo evento tem sua importância. Do aniversário infantil à posse do presidente da república, todos, sem exceção, são importantes. Uns em maior ou menor grau, é claro. E asseguro com tranquilidade que os eventos corporativos estão num alto grau de importância.

Como eu já disse em publicações anteriores, todo evento tem como objetivo transmitir uma mensagem. Com certeza essa mensagem deve ser positiva e coerente. Infelizmente, não é o que sempre acontece.

Listamos abaixo os 6 erros mais comuns na organização e execução dos eventos corporativos. Fuja deles e terá sucesso absoluto!

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Não cometa erros em seus eventos.

1º Erro: Objetivo Indefinido

É como diz aquela máxima: “Se você não sabe para onde vai, qualquer caminho serve.”. O começo do eu evento corporativo é a definição do seu objetivo com ele. Se você deseja apresentar um novo produto, por exemplo, não é ideal realizar um congresso. Outras opções como um workshop ou um seminário são mais coerentes com sua proposta. É neste ponto também, onde você deve definir data, horário, local e número de convidados.

2º Erro: Cronograma falho

Você precisa de um cronograma para auxiliar em todo processo de planejamento do evento. O erro que muitas pessoas cometem é de não preverem possíveis atrasos neste cronograma. Vamos supor que você contratou diversos impressos que serão distribuídos no dia do evento. Não é inteligente pedir que a gráfica lhe entregue este serviço de véspera. O ideal é agendar sua entrega para uma semana antes. Assim, caso haja atraso, você terá uma margem de 7 dias já prevista em cronograma.

3º Erro: Orçamento Inconsistente

Definir o orçamento é muito importante, certo? Porém, manter-se dentro deste orçamento é mais importante ainda. O ideal é deixar uma margem para eventualidades, assim como no cronograma. Essa margem é crucial para que não falte dinheiro. Além disso, você deverá criar e gerenciar uma planilha de gastos fiel a todas as entradas e saídas realizadas. Esta planilha será usada na prestação de contas, bem como em futuros planejamentos para outros eventos.

4º Erro: Não Pesquisar Fornecedores

Mesmo que você possua um bom orçamento para seu evento, pesquisar o melhor fornecedor com o menor valor é essencial. Para isso, é necessário entrar em contato com vários prestadores de serviços e solicitar uma proposta. Depois, com todas as propostas em mãos, avalie a relação custo x benefício. Só então formalize o contrato.

5º Erro: Tarefas Mal Direcionadas

Tarefas bem definidas possuem mais chance de serem cumpridas. Muitas vezes, vamos delegando funções e atribuições sem muitos critérios e não percebemos o quanto isso é danoso. Um cronograma de atividades deve ser elaborado para que algumas pessoas não fiquem sobrecarregadas enquanto outras fiquem com poucas tarefas.

6º Erro: Falta de Feedback

Esses dias meu esposo comprou um livro inteiro sobre feedback e sua importância. Não subestime o poder que ele tem. Crie o hábito de pedir feedback dos convidados de seus eventos e analise cada um criteriosamente. São essas opiniões que irão balizar seus futuros eventos. Porque, se todos os eventos desejam transmitir uma mensagem aos convidados, diga-me: “Qual a mensagem que você deseja passar?”.

A Brasa eventos é especialista em festas e eventos, entre em contato e solicite seu orçamento.

Buffet de que?

E ultimamente não é que o povo começou uma revolução deliciosa nos buffets? Tem buffet de tudo que é delícia, gente!

Recentemente publicamos aqui um post que falava sobre a novidade do buffet de espetinhos. E o interesse dos nossos clientes foi tamanho, que hoje viemos falar de cada um deles. Confira!

Super em alta e tem andado extremamente sofisticado. Bem diferente das festas com churrasco que conhecíamos nas décadas de 80 e 90. Hoje ele recebe uma pegada de “gourmet” e agrada a 100% dos paladares, porque, como eu expliquei no post Casamento com Buffet de Churrasco, engana-se quem pensa que é servido somente carne.

Buffet de Espetinho
Buffet de Espetinho
  • Buffet de Pizza

Tanto quanto o churrasco, brasileiro ama pizzas. Os buffets de pizza veem sendo usados há cerca de 10 anos para cá e não tem quem não goste. Porque existe opção até para os que possuem intolerância ao glúten, presente na massa das pizzas. E tem pizza de todos os sabores, tamanhos e combinações. Além, é claro das pizzas doces.

Pizza
Pizza
  • Espetinho

Tem feito tanto sucesso, que dedicamos um post inteiro só para falar dele, dá uma olhadinha lá: Buffet de Espetinho. Está disputando “pau a pau” com o queridinho Buffet Japonês que a moçada jovem tanto ama. Eu particularmente, fico com o espetinho, porque nele tem japonês e peixe. Já no japonês não tem espetinho… kkkkk

  • Buffet de Comida de Buteco/Comida Mineira

Este é sucesso garantido também, mas há os que não curtem muito por causa da fama que esse coitado tem de ser muito calórico. Quê isso, minha gente? Né bem assim também não… O truque é servir uma salada bem gostosa e sortida para aqueles que estão padecendo na dieta, certo?

Comida Mineira
Comida Mineira
  • Japonês

Como eu disse alí em cima, é o queridinho número 1 da galera teen, mas tá na disputa do páreo com o buffet de espetinho, né? Super leve, delicioso, extremamente saudável… Porém, ainda não é unanimidade no Brasil então não dá para ser servido como opção única. A não ser, é claro, que todos os seus convidados (sem exceção) curtam um japonês.

Japones
Japones
  • Tradicional

Tradicional é tudo aquilo que sempre vai ser bom, independente da época ou do modismo. Aí está o Tradicional. Ele conta geralmente com salgadinhos e canapés de entrada, uma ou mais opções de prato quente, sobremesa, frutas etc.. Também tem quem goste de incrementá-lo com algumas peças de comida japonesa ou um aparador com Comida de Buteco/Cantinho Mineiro.

  • Vegano/Vegetariano

Super tendência também, mas para um público ainda bem pequeno. Geralmente são usados em festas específicas, que contam com um público todo vegetariano ou vegano. Pode também ser incorporado à algum outro buffet que citamos acima, quando o anfitrião sabe que alguns convidados são adeptos deste hábito alimentar.

Vegano
Vegano

Qual Melhor Serviço de Buffet?

Para cada tipo de evento, existe um tipo mais adequado de serviço. Isso vai depender de alguns fatores como o tipo de evento, o local, o orçamento disponível, o horário do evento, o estilo do evento etc..

Abaixo, os principais serviços de buffet e suas características para que você possa decidir o que irá atende-lo melhor:

  • Coquetel: Coquetéis podem ser servidos em qualquer horário e têm um custo mais baixo, porém não é muito usual mais. Há algumas décadas atrás, o coquetel era servido em grande parte dos eventos no Brasil, de festas infantis à casamentos. Hoje, são usados mais em eventos corporativos. Já em eventos sociais, aparecem apenas em pequenas festas. Este serviço é feito de salgadinhos e canapés que podem ser distribuídos por garçons ou dispostos em aparadores para os convidados servirem-se. A Brasa Eventos, é especializada em Coquetel para Eventos.
Coquetel para Evento
Coquetel para Evento
  • Self Service: É o mais usado hoje em dia no Brasil. Tem custo médio e agrada á quase todos os paladares. Ele pode ser adaptado á qualquer orçamento, a qualquer tipo de evento, tipo de horário, local etc.. Existem diversos tipos de selfie service: de pizza, de churrasco, de pratos quentes, de massas, de salgadinhos, dentre outros. Mas todos eles se caracterizam por serem dispostos em aparadores e servidos pelos próprios convidados.
  • À Brasileira: Algumas regiões do Brasil têm este tipo de serviço como tradição em casamentos. Nas demais regiões, é muito usado em almoços e jantares de família e amigos, ou até mesmo em eventos menores e mais intimistas. A característica principal está nos pratos e travessas dispostos no centro da mesa e todos os convidados reunidos ao redor desta mesa comendo juntos.
  • À Francesa/Empratado: Convidados sentados em uma única mesa grande ou em várias mesas menores, sendo servidos por garçons ou copeiras. Todos são servidos individualmente com entrada, prato principal, sobremesa, café e digestivo.
  • À Inglesa: Este serviço pode ser de duas formas. Direto: o garçom vem com a travessa e serve cada pessoa diretamente. Indireto: o garçom prepara os pratos em uma mesa auxiliar e serve-os para cada pessoa.
  • À Americana: Este serviço pode ser um jantar, almoço ou um churrasco e sua maior característica é a informalidade. Toda a comida é colocada numa grande mesa. Cada pessoa se serve e senta onde houver lugar disponível ou come em pé. Em caso de ser casamento, a mesa é reservada apenas para os noivos.

Como Organizar Buffet em Domicílio

Os buffet em domicílio são uma opção excelente para quem busca comodidade e praticidade em seu evento, num ambiente super aconchegante que é seu lar. O anfitrião terá todo seu tempo para preparar-se para a festa, dar toda atenção a seus convidados e descansar depois sem ter que pensar no serviço que fica quando a festa acaba.

Engana-se quem pensa que contratar um serviço de buffet em domicílio é mais caro do que cuidar sozinho de tudo ou fracionar os serviços. Além de questões como comodidade, existe a questão de economia que muitos desconhecem. Pois o buffet cuida de tudo e o fato de você contratar um pacote fechado, sai mais em conta financeiramente, pois as empresas otimizam os custos. você também pode ver Buffet de Churrasco

Porém, por mais que a contratação de um serviço de buffet seja fácil, você tem que ter certos cuidados, ainda mais se você nunca usou este serviço. Abaixo, algumas dicas passo a passo, para que não exista nenhum contratempo em seu evento.

buffet-domicilio
Buffet Domicilio
  • Lista de convidados

A primeira definição a ser tomada é o número e perfil dos convidados. Faça uma lista, de preferência, separando homens, mulheres e crianças. Assim, o buffet contratado saberá definir com mais exatidão quantidades e variedade de comidas e bebidas.

  • Por dentro de tudo

É fundamental você saber mensurar a quantidade média que cada convidado ingere de bebidas e comidas, pois isso evitará que surja algum tipo de dúvida entre você e a empresa de buffet. Abaixo preparamos uma lista com os itens mais usuais e suas respectivas quantidades:

  • Salgadinhos ou canapés: 10 a 12 unidades por pessoa;
  • Pratos Quentes: 1 prato por pessoa;
  • Mesa de Frios e/ou queijos: 150gr por pessoa;
  • Churrasco: 400gr de carne, 300 gr de vegetais (frutas, legumes, verduras), 100gr de farofa e 100gr de arroz por pessoa;
  • Pizza (buffet de pizza): 8 pedaços de pizza salgada e 3 pedaços de pizza doce por pessoa;
  • Almoço ou Jantar: 50gr de arroz cru, 300gr de carne/peixe/frango, 150gr de acompanhamento por pessoa;
  • Doces: 5 unidades por pessoa caso seja doce em pedaço, bombons ou docinhos estilo festa infantil e 100gr por pessoa caso seja torta, sorvete, gelatina etc..
  • Bolo: 100gr por pessoa, mas se a festa contar com outros doces servidos antes do bolo, o cálculo muda para 40gr por pessoa;
  • Refrigerantes: 400ml por pessoa;
  • Água mineral: 200ml por pessoa;
  • Vinho: 1 garrafa para cada 2 pessoas;
  • Champangne ou Espumante: 1 garrafa para cada 2 pessoas caso seja servido á vontade do início ao fim do evento ou 1 garrafa para cada 8 pessoas, caso seja apenas para brinde;
  • Uisque: 1 garrafa para cada 6 pessoas;
  • Cerveja: 2 garrafas por pessoa
  • Cuidados na Contratação

Também temos a opção de Coffee break.

Como em toda atividade, existem os bons e maus profissionais. No Brasil, temos a cultura da indicação. Porém, essa questão de indicação também é complicada quando não observamos alguns critérios. Sempre que alguém lhe indicar um prestador de serviços, observe também se o mesmo possui CNPJ, endereço fixo, alvarás e licenciamentos exigidos em sua região etc.. Essas questões que muitas vezes passam despercebidas, acabam sendo mais importantes do que a opinião de terceiros.

  • Confirmação do Serviço

Não esqueça de entrar em contato com o Buffet uma semana antes do evento e fazer as confirmações como data, horário, local e número de convidados. Um dia antes do evento é imprescindível você entrar em contato novamente para a confirmação final do número de convidados e para quaisquer outras averiguações que forem necessárias.

Como garantir a segurança e harmonia em eventos

Em eventos sociais, de caráter familiar com pequeno número de pessoas, a gente até consegue improvisar muita coisa, correr alguns riscos calculados e dar aquele conhecido jeitinho brasileiro. Porém, quando partimos para eventos maiores, com número grande de pessoas, como shows, concursos e competições esportivas, por exemplo, não dá mesmo para contar com a sorte.

Grande parte das cidades brasileiras têm legislação municipal específica para definir as obrigatoriedades nos eventos maiores.

No entanto, independente de obrigatório ou não, vale pensar que essas precauções evitam grandes problemas futuros, além de poder serem determinantes no cuidado com as vidas que estarão presentes.

Mas, qual infraestrutura e material humano necessário para eventos maiores?

Seguranças para Eventos

Os baladeiros de plantão sabem que shows de artistas famosos são impossíveis sem a presença dos seguranças. Mas esses profissionais são igualmente importantes em praticamente todos os eventos. Porque em aglomerações de pessoas, um tumulto pequeno pode ter consequências absurdas. Vale lembrar que devem ser treinados para diferentes situações e saber exatamente o que fazer em cada uma delas.

Segurança Evento
Segurança Evento

Ambulância para Evento

Estamos acostumados a ver ambulâncias e equipes médicas em eventos esportivos, porque o risco de algum individuo ter algum problema com a saúde nesses eventos, é altíssimo. Porém, o que muitos não sabem é que existe, inclusive, uma resolução do Conselho Federal de Medicina ligada às regras para a atuação de equipes médicas de grandes eventos feitos em todo território nacional. E vamos combinar que não dá para correr o risco e produzir um evento sem uma equipe de socorro, né?

Ambulância Eventos
Ambulância Eventos

Equipe de apoio

Essa equipe funciona como contra-regras. São os recepcionistas, ajudantes, garçons, produtores, manobristas, técnicos etc.. Pense que o evento é como uma grande orquestra, os músicos são os convidados e a equipe de apoio são os maestros. Deles, depende toda a harmonia do evento. A Brasa é uma empresa especializada em eventos

E todos nós sabemos que os eventos servem, principalmente para passar mensagens. Quando as pessoas chegam num evento e percebem que existe todo um cuidado e aparato em prol de sua vida, isso se transforma em uma potente mensagem de que, para os organizadores, elas são especiais!

Importância das modelos para eventos corporativos

Teste rápido: imagine uma exposição de carros. Imaginou? Agora me diga, em sua imaginação pensou só nos carros ou pensou nas Modelos também? É praticamente impossível pensar em um evento corporativo sem pensar nas belas e essênciais modelos. Daí você pode até perguntar: mas por que? E a resposta é simples, queridos: apelo visual. O mundo inteiro funciona baseado no campo sensorial humano. Sem isso, de nada adiantaria o marketing. Sem isso, seríamos seres insípidos e robóticos. Concordando ou não com esta prática, você precisa admitir que ela é fundamental. Então, vamos às dicas para escolher sem erro:

  • Quais as atribuições dos modelos em eventos?

Diversas e importantíssimas. Não pense que aquelas moças e rapazes bonitos estão ali apenas por “enfeite”. Acontece que, além de treinamentos especiais e necessários, como primeiros socorros, por exemplo, eles estão alí para: recepcionar, organizar, resolver conflitos e situações, observar, distribuir material, atender necessidades específicas, melhorar o fluxo de pessoas, agilizar atividades, orientar etc.. Enfim, os modelos são para os eventos, o que os contra-regras são para a televisão.

Modelos para Evento
Modelos para Evento
  • A escolha dos modelos para eventos deve ser feita por profissionais especializados.

O mais adequado é que você deixe a contratação nas mãos de empresas que entendam do assunto. Por      que, em eventos corporativos, o que está em jogo é a “cara” da empresa. Tudo, preste atenção: absolutamente tudo que acontecer em seu evento vai representar a imagem da sua empresa.

  • Modelos sensuais não são vulgares.

Existe uma linha extremamente tênue e delicada entre sensualidade e vulgaridade. Tenha muito cuidado, principalmente porque, invariavelmente mulheres participam desses eventos e seu foco não é passar essa imagem de sensualidade abusiva para os participantes.

  • Roupa certa para as profissionais.

Outro íten a ser observado é a vestimenta das profissionais. A não ser que seu evento seja o salão de carros ou esteja relacionado ao mercado erótico, não é de bom tom que o traje seja extravagante, exagerado, muito curto ou decotado. Lembre-se que elegância sempre é melhor do que excessos.

  • Modelos para eventos femininos e masculinos.

Em muitos casos, é imprescindível mesclar homens e mulheres modelos, pois existem atividades específicas para ambos. Um bom exemplo é quando há a necessidade de fazer alguma intervenção em um dos banheiros. Não seria de bom tom que pessoas de sexo oposto adentrassem em banheiros alheios.

  • Qual modelo combina com meu evento?

Existe uma ciência chamada visagismo que estuda a aparência física dos seres humanos para diversas aplicações especificas. Uma dessas aplicações é combinar estilos. Alguns tipos de rosto aparentam mais agressividade, já outros, mais ternura. Diante disso, o profissional responsável pela contratação das modelos, deverá observar qual melhor estilo para seu evento. Lembramos que a Brasa é especializa em Modelos para Evento.

A Recepção dos convidados também é de extrema importância, contamos com o serviço de recepcionista para eventos.

Dicas para decoração de Eventos Corporativos

Já sabemos da importância que existe por trás dos eventos corporativos. Importância essa que vem ganhando cada vez mais destaque e valor por parte das empresas e instituições. Sabemos ainda que todo evento corporativo visa passar uma mensagem a seus participantes. Essa mensagem, invariavelmente, trás consigo a “cara” da corporação que está oferecendo o evento.

Então, a melhor forma de pensar na decoração é fazendo as seguintes perguntas:

  1. Qual o orçamento que você possui?

Sempre que vamos planejar um evento, temos que ter bem definido o orçamento disponível para ele. Dentro deste orçamento, é necessário dividir quantias que serão gastas com comidas e bebidas, garçons, mestres de cerimônia, aluguel do local, convites, impressos em geral, decoração etc.. Assim, você só pode planejar a decoração quando souber o valor disponível para ela. Caso possua um valor alto, invista bem para que os participantes sintam-se acolhidos e confortáveis no ambiente. Se o valor for baixo, seja muito criativo!

  1. Qual o objetivo do evento?

Para cada evento, temos um caminho diferente a seguir. No caso de eventos mais formais, como palestras, seminários, congressos, mesa redonda e afins, o ideal é optar por uma decoração com poucos elementos, porém elegantes e sóbrias. Caso seu evento seja uma confraternização de fim de ano para os funcionários e colaboradores, vale investir em uma decoração mais expressiva, com arranjos de flores, mesas bem forradas, áreas diversas como lounges para promover a interação entre as pessoas e um pouco mais de pompa nos detalhes. Você também pode ver Como organizar um evento de sucesso.

  1. Qual decoração ideal para o local escolhido?

Ao pensar na decoração, certamente você já terá definido o local onde o evento ocorrerá. E é impossível pensar na decoração sem pensar no local e estrutura. Vamos supor que o evento em questão seja um seminário em um hotel. Você então terá que pensar na decoração para o hall de entrada e na decoração do auditório. Detalhes como tamanho do local, iluminação e tipo de revestimento nas paredes devem ser levados em consideração.

Dica decoração Evento Corporativo
Dica decoração Evento Corporativo
  1. Vale a pena contratar uma empresa especializada?

Sim. Vale muito á pena. Pense que eventos corporativos têm a função de passar a melhor imagem de uma empresa, organização, instituição, corporação etc.. Essa imagem deve trabalhar no inconsciente dos participantes para criar empatia entre eles. E se você não conseguir isso, colocará em risco o lucro financeiro, o patrimônio ou a continuidade dessas instituições. Nada melhor do que confiar esta tarefa á pessoas que tem todo know-how e material necessários. Lembrando que a Brasa Eventos é uma empresa especialista em eventos.

Dicas para escolher a melhor data para seu evento

Qualquer evento para alcançar sucesso, precisa seguir algumas regrinhas de ouro. Creio que a primeira e mais importante delas é a data. E muitas pessoas não se importam muito com isso. Elas simplesmente escolhem um dia que seja mais apropriado à sua própria agenda e esquecem que, num evento, a satisfação dos convidados vêm acima da satisfação do anfitrião. Abaixo algumas dicas que vão te ajudar muito nesta definição:

  1. Melhor época do ano para casamentos

Casamentos devem, preferencialmente, ser realizados em épocas de seca, pois chuvas sempre causam desconfortos. Além disso, ainda que não chova, essa época de chuvas é sempre no verão e como nosso país é de clima tropical, casamentos realizados no verão causam transtornos pela alta temperatura. As maquiagens borram com o suor, as crianças ficam desconfortáveis com as roupas etc.. Evite também escolher os meses de frio intenso, principalmente se você mora no sul do país. As melhores estações são a primavera e o outono. Veja, Casamento com Buffet de Churrasco.

Dicas Casamento
Evento Casamento

 

  1. E os aniversários?

Já os aniversários não podem seguir a regra acima, pelo motivo óbvio de serem realizados próximo ao dia de nascimento do aniversariante. Existem algumas superstições que proíbem comemorar o aniversário antes ou fora da data exata. Caso você não tenha problemas com isso, o melhor é escolher um dia que esteja próximo ao dia de pagamento dos convidados. Não porque serão mais generosos com os presentes, mas porque é uma época em que estão mais tranquilos e despreocupados, consequentemente aproveitarão mais a festa.

Dicas Evento Aniversario
Dicas Evento Aniversario
  1. É bom realizar eventos em feriados prolongados?

Depende de algumas questões. Caso seu evento seja para angariar dinheiro, por exemplo, analise se sua cidade fica vazia ou cheia nos feriados (cidades turísticas ficam cheias e capitais como São Paulo ficam vazias). Casamentos e aniversários em cidades vazias são excelentes pelo fluxo contrário de carros para os convidados que veem de fora. Além disso, os convidados terão mais tempo para viajar, descansar e aproveitar a festa.

  1. Qual o melhor dia da semana para realizar um evento?

No Brasil definitivamente é o sábado. Pois grande parte das pessoas não trabalha nem estuda no domingo. Então, pressupõe-se que terão o outro dia para recuperarem-se dos excessos cometidos. Porém existem algumas exceções… Pessoas que são sabadistas, ou seja, guardam o sábado, geralmente realizam seus eventos no domingo. E se este for seu caso, prefira o período matutino ou vespertino do domingo para que seus convidados tenham um intervalo de descanso antes de iniciarem suas atribuições na segunda feira. Hoje em dia, muitas pessoas estão optando por realizar aniversários infantis nas terças, quartas, quintas e sextas. Isso se deve ao fato de que os alugueis e prestações de serviços são mais em conta nesses dias. E como os aniversários infantis geralmente têm curta duração, não vai ser cansativo para os convidados irem trabalhar e estudar no outro dia.

  1. Observe os eventos que concorrem com o seu.

Vamos supor que você fará um evento beneficente para arrecadar fundos. Escolha uma data que não coincida ou seja próxima a outros eventos beneficentes. Caso contrário, as pessoas terão que decidir em qual deles ir. Se você deseja fazer a apresentação de um novo produto, por exemplo, fuja de datas que tenham shows e grandes eventos já agendados, pois a disputa por público se torna injusta. Você também pode ver como organizar evento corporativo.