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Como saber se meu evento precisa de um Coffee Break?

E cá estamos falando novamente sobre os Coffee Breaks da vida. Muitas vezes observo pessoas que estão em dúvida se precisam ou não de um. Porque um Coffee Break não é um evento específico. Na verdade, como o próprio nome sugere, ele é um pausa para um café. E isso é absurdamente necessário em qualquer evento corporativo, certo?

Muitos empresários, ao oferecer um evento, seja ele uma palestra ou work shop, pensam que podem abrir mão do Coffee Break com o intuito de economizar. Mas os especialistas em Marketing, Publicidade e Gestão Empresarial alertam: “Tentar economizar no Coffee Break é como dar um tiro no pé.”.

Coffee Break
Coffee Break

Leia abaixo as considerações e, ao final, tire suas conclusões sobre a necessidade ou não de oferecer um Coffee Break em seu evento.

  • Brasileiro associa evento à comida

Não apenas o brasileiro, mas vamos nos ater à nossa cultura. Não adianta convidar um brasileiro para qualquer coisa, sem pensar no que vão comer durante essa “coisa”. Não é à toa que existe cardápio até nos motéis. Então, nunca pense em oferecer um evento, sem oferecer junto um Coffee Break, um almoço ou um wisque que seja.

  • Pensar dá fome

Todo evento empresarial tem por trás, alguma proposta intelectual ou que leve os participantes à raciocinar. E pensar dá fome, gente! Porque nosso cérebro usa nossas reservas de energia para seu processo de raciocínio. Assim sendo, não ouse colocar pessoas para pensar durante horas e não repor as energias delas. Além do mais, fome gera nervosismo e mau humor. Você não vai querer pessoas nervosas e mau humoradas no seu evento, né?

  • Oferecer comida é um gesto de amor

Em quase toda civilização, oferecer comida é um gesto de carinho, cuidado, empatia e amor. Em algumas culturas, você sequer pode recusar a comida oferecida. Toda vez que você realiza um evento e proporciona aos participantes um excelente Coffee Break, vocês está dizendo ao inconsciente deles, o quanto são importantes para você e sua empresa.

  • Negócios são feitos enquanto comemos

Grandes, pequenos e médios negócios, parcerias ou estratégias são firmados enquanto comemos. Porque neste momento, nosso cérebro está em estado de satisfação, além de ocupado. Ou seja, pessoas satisfeitas e relaxadas tendem a fazer negócios melhores.

E ai, já se decidiu? Espero que tenha percebido a importância de oferecer um belo Coffee Break em todos os eventos que realizar de agora em diante.

Dicas para escolher a melhor data para seu evento

Qualquer evento para alcançar sucesso, precisa seguir algumas regrinhas de ouro. Creio que a primeira e mais importante delas é a data. E muitas pessoas não se importam muito com isso. Elas simplesmente escolhem um dia que seja mais apropriado à sua própria agenda e esquecem que, num evento, a satisfação dos convidados vêm acima da satisfação do anfitrião. Abaixo algumas dicas que vão te ajudar muito nesta definição:

  1. Melhor época do ano para casamentos

Casamentos devem, preferencialmente, ser realizados em épocas de seca, pois chuvas sempre causam desconfortos. Além disso, ainda que não chova, essa época de chuvas é sempre no verão e como nosso país é de clima tropical, casamentos realizados no verão causam transtornos pela alta temperatura. As maquiagens borram com o suor, as crianças ficam desconfortáveis com as roupas etc.. Evite também escolher os meses de frio intenso, principalmente se você mora no sul do país. As melhores estações são a primavera e o outono. Veja, Casamento com Buffet de Churrasco.

Dicas Casamento
Evento Casamento

 

  1. E os aniversários?

Já os aniversários não podem seguir a regra acima, pelo motivo óbvio de serem realizados próximo ao dia de nascimento do aniversariante. Existem algumas superstições que proíbem comemorar o aniversário antes ou fora da data exata. Caso você não tenha problemas com isso, o melhor é escolher um dia que esteja próximo ao dia de pagamento dos convidados. Não porque serão mais generosos com os presentes, mas porque é uma época em que estão mais tranquilos e despreocupados, consequentemente aproveitarão mais a festa.

Dicas Evento Aniversario
Dicas Evento Aniversario
  1. É bom realizar eventos em feriados prolongados?

Depende de algumas questões. Caso seu evento seja para angariar dinheiro, por exemplo, analise se sua cidade fica vazia ou cheia nos feriados (cidades turísticas ficam cheias e capitais como São Paulo ficam vazias). Casamentos e aniversários em cidades vazias são excelentes pelo fluxo contrário de carros para os convidados que veem de fora. Além disso, os convidados terão mais tempo para viajar, descansar e aproveitar a festa.

  1. Qual o melhor dia da semana para realizar um evento?

No Brasil definitivamente é o sábado. Pois grande parte das pessoas não trabalha nem estuda no domingo. Então, pressupõe-se que terão o outro dia para recuperarem-se dos excessos cometidos. Porém existem algumas exceções… Pessoas que são sabadistas, ou seja, guardam o sábado, geralmente realizam seus eventos no domingo. E se este for seu caso, prefira o período matutino ou vespertino do domingo para que seus convidados tenham um intervalo de descanso antes de iniciarem suas atribuições na segunda feira. Hoje em dia, muitas pessoas estão optando por realizar aniversários infantis nas terças, quartas, quintas e sextas. Isso se deve ao fato de que os alugueis e prestações de serviços são mais em conta nesses dias. E como os aniversários infantis geralmente têm curta duração, não vai ser cansativo para os convidados irem trabalhar e estudar no outro dia.

  1. Observe os eventos que concorrem com o seu.

Vamos supor que você fará um evento beneficente para arrecadar fundos. Escolha uma data que não coincida ou seja próxima a outros eventos beneficentes. Caso contrário, as pessoas terão que decidir em qual deles ir. Se você deseja fazer a apresentação de um novo produto, por exemplo, fuja de datas que tenham shows e grandes eventos já agendados, pois a disputa por público se torna injusta. Você também pode ver como organizar evento corporativo.

O Coffee Break e as restrições alimentares.

Há uns anos atrás, pouco se falava em restrições alimentares. Isso bem que facilitava em muito a vida de quem fica responsável em alimentar um número maior de pessoas. Hoje, por questões humanitárias, por questões de saúde e até mesmo por modismo, as restrições alimentares estão em voga. E aí, o que fazer quando precisamos servir um coffee break?

Sabe aquele ditado: “Nem Jesus agradou a todos”? Esquece. Em um coffee break você precisa agradar a todos sim. E esse povo vem criando tantas restrições novas que tá difícil acompanhar, viu gente? Tem os celíacos, os vegetarianos, os veganos etc..

Se você conhece os participantes do evento onde será servido o coffee break, ótimo! Caso você não conheça, vai aí umas dicas:

Coffee Break
Coffee Break
  • Pense nas opções mais óbvias: não sirva nenhuma bebida já adoçada. Deixe que cada um escolha se quer usar adoçantes líquidos, aspartames ou açúcar. Café já misturado com leite também não é uma opção inteligente. O melhor é que cada um faça seu próprio blend, pois uns gostam de mais café do que leite e outros preferem mais leite do que café.
  • Agora pense nas opções intermediárias: vegetarianos não comem nenhum embutido, como salame, presunto e até mesmo mussarela. Então caso você resolva servir sanduíches prontos, dê opções de sanduíches com recheio de vegetais, como antepasto de berinjela, por exemplo. Mas o ideal é deixar os pães e os embutidos para que cada um monte o seu.
  • Por fim, preveja as opções mais difíceis: veganos são pessoas que não comem nada que seja oriundo de sofrimento animal e isso é extremamente complexo, pois até num simples suco de uva existe um corante alimentício que é extraído de um besouro. Existem também os crudivoristas, que só comem alimentos crús. Já outros são celíacos, ou seja, não comem nenhum alimento à base de farinha de trigo. Como dar opções para todas essas pessoas? Muito simples. Uma única salada de frutas resolve o problema de todos eles juntos. Porém, não adicione nada nesta salada. Apenas pique as frutas, junte-as numa tigela e deixe que cada um sirva da forma como achar melhor.

Percebam que não precisa ser complicado, basta você usar a inteligência para garantir que todos comam e saiam satisfeitos do evento. O melhor a se fazer, é contratar uma empresa especializada em coffee break, pois além de lhe poupar tempo e dinheiro, eles já têm todos esses conhecimentos. Porque, coffee break serve justamente para aliviar o extress do momento e promover a confraternização entre as pessoas. A pior coisa que pode acontecer é ter pessoas insatisfeitas com as opções de alimentos e bebidas. Lembre-se sempre que todo evento serve para enviar uma mensagem. Então envie a melhor mensagem que conseguir. Veja Dicas para Organizar um Coffee Break